Срок хранения согласия на обработку персональных данных

В статье собрана самая важная информация на тему: "Срок хранения согласия на обработку персональных данных" и тема раскрыта с профессиональной точки зрения. Если у вас в процессе чтения возникли вопросы, то задавайте их нашему дежурному консультанту.

Срок действия согласия на обработку персональных данных не обязательно должен быть определен конкретной датой

JanPietruszka / Depositphotos.com

Арбитражные суды трех инстанций признали незаконным предписание Роскомнадзора указать срок действия письменного согласия на обработку персональных данных.

Разработанную экспертами компании «Гарант» форму согласия субъекта на обработку персональных данных можно найти в интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Напомним, что согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» в случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Такое согласие должно включать в себя в том числе срок, в течение которого оно действует, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом.

В рассматриваемом случае в согласии было указано, что оно вступает в силу со дня его подписания и действует в течение неопределенного срока и может быть отозвано на основании письменного заявления в произвольной форме. Суды сочли это надлежащим исполнением вышеприведенного требования закона, поскольку данная норма не предусматривает указания в согласии конкретного срока, в течение которого оно действует. Предельный срок действия такого согласия также не установлен законодателем. В рассматриваемом случае срок действия согласия определен началом его действия (со дня подписания) и заканчивается моментом востребования — письменным отзывом в произвольной форме. Таким образом, срок действия согласий субъектов персональных данных на их обработку в любом случае ограничен действием самого субъекта персональных данных по представлению письменного отзыва ранее данного им согласия, в связи с чем указанный срок можно квалифицировать сроком, определяющим момент востребования.

Верховный Суд Российской Федерации оснований для пересмотра соответствующих судебных актов арбитражных судов не усмотрел (определение ВС РФ от 5 марта 2018 г. № 307-КГ18-101).

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

1. Федеральный закон «О персональных данных» устанавливает требование, которому должно соответствовать хранение персональных данных, а именно: хранение необходимо осуществлять в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении (ст. 5).

[1]

В случае если оператор на основании договора поручает обработку персональных данных другому лицу, существенным условием договора является обязанность обеспечения указанным лицом конфиденциальности персональных данных и безопасности персональных данных при их обработке (ст. 6 Федерального закона «О персональных данных»).

2. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37*(116), в разделе «Должностные обязанности» квалификационных характеристик ряда должностей руководителей и специалистов, предусмотрено выполнение трудовых обязанностей на основе персональных данных работников или с их использованием.

К этим должностям относятся:

— главный специалист по защите информации (руководит выполнением работ по комплексной защите информации; участвует в работе по созданию безопасных информационных технологий, отвечающих требованиям комплексной защиты информации; выполняет весь комплекс работ, связанных с контролем и защитой информации; обеспечивает контроль за соблюдением действующего законодательства при решении вопросов, касающихся защиты информации; координирует деятельность подразделений и специалистов по защите информации в организации);

— заместитель директора по управлению персоналом (организует управление формированием, использованием и развитием персонала организации; возглавляет работу по формированию кадровой политики, определению ее основных направлений; организует разработку и реализацию комплекса планов и программ по работе с персоналом с целью привлечения и закрепления на предприятии работников требуемых специальностей и квалификации; проводит работу по формированию и подготовке резерва кадров для выдвижения на руководящие должности и т.д.);

— менеджер по персоналу (определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами; осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования штата работников; организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры; организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей; совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников; разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста; принимает участие в разрешении трудовых споров и конфликтов; составляет и оформляет трудовые договоры; ведет личные дела работников и другую кадровую документацию);

— начальник отдела кадров (возглавляет работу по комплектованию организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении; принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия; осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств; осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения работников; организует проведение аттестации работников, ее информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации; осуществляет хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам; проводит работу по созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному предоставлению необходимой информации пользователям и т.д.), а также главный бухгалтер, начальник отдела по подготовке кадров и др.

Среди должностей специалистов назовем бухгалтера, документоведа, инженера по защите информации, инженера по подготовке кадров, инженера по кадрам, инспектора по кадрам, специалиста по защите информации, специалиста по кадрам, техника по защите информации, экономиста по труду и др.

Должностные обязанности ряда технических исполнителей фактически предусматривают (в определенных случаях) работу с персональными данными работников. Например, в должностных обязанностях секретаря руководителя предусмотрено принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

Читайте так же:  Периодичность проведения текущего ремонта многоквартирных домов

Включение функций, связанных с персональными данными, в должностные обязанности работников определяет соответствующее право работодателя, разрабатывая на их основе должностные инструкции, локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение о персонале и др.), а также трудовые договоры, предусмотреть положения о порядке защиты персональных данных работников организации. В частности, он устанавливает круг лиц, имеющих право на получение персональных данных работников, основания их получения, условия, обеспечивающие сохранность передаваемых данных, сроки пользования этой информацией.

3. На работодателя возлагается обязанность обеспечить хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в организации, к которой относятся документы по учету кадров, документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (см. п. 8 комментария ст. 85).

4. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении, в случае смерти работника — его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей). Согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденному Главархивом СССР 15 августа 1988 г., не востребованные трудовые книжки хранятся не менее 50 лет*(117).

5. В распоряжении Правительства РФ от 21 марта 1994 г. N 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»*(118) учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций рекомендовано включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

6. Статьей 8 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» установлено, что срок хранения органами Пенсионного фонда РФ сведений, составляющих содержание общей части индивидуального лицевого счета застрахованного лица, представленных в виде документов в письменной форме, а также документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством РФ, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже и представляемых в Пенсионный фонд РФ работодателями для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, составляет не менее шести лет.

Срок хранения в вышеуказанных формах документов, содержащих иные сведения, составляет не менее трех лет. Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже, по истечении установленного срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица (работника) со сведениями, содержащимися в его индивидуальном лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему указанных сведений.

7. Порядок хранения персональных данных, личных дел гражданских служащих установлен Федеральным законом «О системе государственной службы Российской Федерации», Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

8. Трудовым кодексом также установлено, что второй экземпляр акта о несчастном случае на производстве, акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с копиями материалов расследования хранится в течение 45 лет работодателем (его представителем), у которого произошел данный несчастный случай (ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1).

Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования хранится в течение 75 лет в центре государственного санитарно-эпидемиологического надзора и в организации, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания. Если организация ликвидируется, акт передают для хранения в центр государственного санитарно-эпидемиологического надзора (п. 33 Положения о расследовании и учете профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 декабря 2000 г. N 967*(119)).

9. Наличие трудовых отношений требует от работодателя (организации, индивидуального предпринимателя) обеспечения сохранности персональных данных работника, предоставляемых им как при заключении трудового договора, так и в процессе трудовой деятельности. Это определяет необходимость разработки и принятия локального нормативного акта. Работодатель принимает такой акт без учета мнения представительного органа работников.

Локальный нормативный акт, посвященный защите персональных данных работников в организации, разрабатывается работодателем на основе положений законодательства с учетом специфики деятельности организации.

В локальном нормативном акте о защите персональных данных работников организации закрепляются положения:

— о персональных данных работников, необходимых работодателю в связи с трудовыми отношениями;

— о круге должностных лиц, имеющих право получить у работника информацию, относящуюся к его персональным данным;

— о хранении персональных данных на бумажных и электронных носителях в предназначенном для этого помещении;

— об основных условиях проведения обработки персональных данных работников;

— о круге должностных лиц, имеющих право на доступ к персональным данным, которые необходимы им для выполнения своих должностных обязанностей, порядок их предоставления;

— о должностном лице, ответственном за организацию и хранение персональных данных работников;

— о должностном лице, осуществляющем контроль за хранением персональных данных работников;

— о передаче персональных данных работников;

— о правах работника, обеспечивающих защиту персональных данных, хранящихся у работодателя;

— об обязанностях работника в целях обеспечения достоверности его персональных данных;

— об ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников, и др.

Срок хранения документов, содержащих персональные данные в медицинском центре

Вопрос: Какие сроки хранения документов, содержащих персональные данные в медицинском центре?

Руководствуясь п.7 ст.5 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, срок хранения персональных данных пациента может быть установлен договором между медицинским учреждением и пациентом, если это не будет противоречить федеральному законодательству.

Обоснование ответа:

Бизнес требует навыков не только профессиональных, но предпринимательских и управленческих? Приходите в Клуб деловых игр и перговоров, прокачайте навыки руководителя! Подробнее о Переговорном клубе…

Для регистрации нажмите «заказать услугу»:

Согласно п.7 ст.5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. При этом, обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Читайте так же:  Порядок представления при получении очередного воинского звания

Персональные данные —

любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Персональные данные могут использоваться работодателем при трудовых отношениях с работником, Пенсионным фондом, медицинскими учреждениями, страховыми компаниями, детскими учреждениями, коммунальными хозяйствами, транспортными компаниями и прочими организациями и учреждениями, работающие физическими лицами. В каждом конкретном случае необходимо обращаться к законам, регулирующие определенный вид деятельности, в отношении того на кого возложена обязанность по порядку хранения и использованию персональных данных.

Так, ст. 86, 87 Трудового кодекса РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса РФ и иных федеральных законов. Соответствующие нормы необходимо закрепить в локальном нормативном акте Общества о персональных данных, где нужно указать в том числе форму (на бумажном носителе или в электронном виде), сроки и место хранения персональных данных.

Сроки хранения документов, в том числе содержащие персональные данные, определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В частности, личные дела работников, подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, а также личные карточки работников — 75 лет. (См. Об изменении в кадровом учете в 2017 году)

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, заявления на получение стандартных налоговых вычетов по НДФЛ, справки по форме 2 -НДФЛ — 5 лет. (См. Об особенностях заполнения деклараций по НДФЛ

В отношении срока хранения персональных данных медицинскими учреждениями

, нужно руководствоваться законодательством, регулирующего деятельность в области здравоохранения. Согласно пп.12 п.1 ст.79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» обязанность по хранению медицинской документации возложена на медицинскую организацию. Закон термина «медицинская документация» не раскрывает.

Поэтому для определения сроков хранения информации о персональных данных, можно руководствоваться приказом Минздрава России от 22.01.2001 № 12 «О введении в действие отраслевого стандарта «термины и определения системы стандартизации в здравоохранении». В соответствии с данным приказом медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, в котором регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг. Кроме того, формы медицинских документов регламентированы приказ ом Министерства здравоохранения СССР от 04.10.1980 № 1030 (утратившим силу в 1998 году), но применяющей в соответствии с рекомендациями Минздравсоцразвития России (письмо от 30.10.2009 № 14-6/242888). С 2015 года начал действовать новый Приказ Минздрава России от 15.12.2014 № 834н «Об утверждении унифицированных форм медицинской документации, используемых в медицинских организациях, оказывающих медицинскую помощь в амбулаторных условиях, и порядков по их заполнению». К таким документам относятся медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях; медицинская карта стационарного больного; различного рода медицинские справки, выписки из амбулаторной карты, медицинской карты и другие.

Сроки хранения медицинской документации регламентированы указанным выше приказом Минкультуры РФ, а так же приказом Приказ Министерства здравоохранения СССР от 04.10.1980 № 1030. Например, медицинские карты амбулаторных больных 5 лет, медицинские карты стационарных больных- 25 лет, а различные справки – 3 года.

Персональные данные: основные документы и новинки законодательства

Мы продолжаем рассказывать о локально-нормативных актах организации, и здесь особое место занимает Положение о персональных данных. С 1 июля 2017 года ответственность за ошибки в сборе, хранении и обработке персональных данных ужесточается. Чтобы избежать штрафов, размер которых серьезно вырос, организация должна очень тщательно подойти к разработке Положения о персональных данных.

Что такое персональные данные

Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ от 27.06.2006, персональными данными считается «любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу». Под это понятие подпадают практически все сведения, которыми оперирует работодатель: дата рождения работника, семейное положение, образование, домашний адрес и пр. Эти данные хранятся в личных карточках, активно используются в трудовых договорах и контрактах, приказах, расчетных листках, платежных ведомостях, заявлениях и множестве иных документов.

Получать личные данные работодатель может только из первых рук, то есть от самого человека. Если лично собрать информацию не удается, ее можно получить через третьих лиц, но с согласия самого сотрудника. При этом ему следует разъяснить, с какой целью собирается информация, как она будет использоваться и что случится, если сотрудник откажется дать свое согласие на сбор и обработку сведений о себе.

Законодательство ограничивает перечень ситуаций, когда работодатель может собирать данные. В числе основных указаны:

  • сохранение жизни и здоровья подчиненных;
  • помощь в трудоустройстве и образовании;
  • содействие карьерному росту;
  • контроль за выполнением работником его трудовых функций;
  • охрана материальных ценностей;
  • соблюдение исполнения законов.

Ответственность за нарушения в работе с персональными данными

С 1 июля 2017 года ответственность за ошибки в этой сфере серьезно возрастет. Перечень нарушений, за которые работодатель может быть привлечен к ответственности, значительно расширен, а кроме того, увеличены размеры штрафов. Такие изменения содержит Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях». Вместо одного вида административной ответственности, который предусматривала ст. 13.11, в КоАП РФ теперь семь видов, и для каждого — свои штрафы:

Законодательство позволяет суммировать штрафы за разные нарушения, поэтому ошибки или небрежное отношение к сведениям о сотрудниках могут обойтись работодателю очень дорого. А кроме того, с 1 июля 2017 года возбуждать административные дела в части обращения с персональными данными разрешено без участия прокурора — инициировать их смогут должностные лица Роскомнадзора (п. 58 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ).

Соблюдать требования законодательства поможет правильно составленное Положение о персональных данных, которое должно закрепить нормы законодательства и конкретизировать их для организации.

Читайте так же:  Продажа квартиры по генеральной доверенности какие документы

Как составить Положение о персональных данных

Закон не оговаривает название, структуру и обязательное содержание документа, работодатель вправе сам определить, как будет выглядеть Положение. Разрабатывая документ, руководитель организации и специалисты кадровой службы должны опираться на указанный выше Федеральный закон № 152-ФЗ, а также на ст. 87 Трудового кодекса РФ.

Видео (кликните для воспроизведения).

В Положении о персональных данных стоит отразить:

Положение о защите персональных данных работника и шаблон согласия утверждает руководитель организации. Штамп с подписью, датой утверждения и номером протокола ставится на титульном листе документа. Чтобы ввести Положение в действие, руководитель выпускает отдельный приказ.

С Положением о персональных данных должны быть ознакомлены все сотрудники под роспись. Для этого в организациях часто заводят отдельный журнал с перечнем работающих в компании сотрудников.

Согласие на обработку персональных данных

Это документ, в котором принимаемый на работу человек разрешает будущему работодателю получать необходимую информацию и использовать ее в рамках действующего законодательства.

Согласие на обработку персональных данных оформляйте в программе Контур-Персонал

Работодатель не имеет права собирать и использовать личную информацию работников без их письменного согласия. Исключение — данные из медицинских учреждений, касающиеся противопоказаний к определенному роду деятельности.

Согласие должно включать в себя следующую информацию (ч. 4 ст. 9 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006):

  • ФИО, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (или другого удостоверяющего личность документа);
  • ФИО, адрес представителя сотрудника, реквизиты его паспорта (или другого удостоверяющего личность документа), реквизиты доверенности;
  • наименование или ФИО и адрес работодателя, получающего согласие носителя персональных данных;
  • перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание способов обработки этих сведений;
  • срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом.

Документ подписывается работником после знакомства с Положением. Такое же согласие необходимо оформить, если человек разрешает третьим лицам предоставлять информацию о себе.

Работодатель не имеет права принуждать потенциального сотрудника предоставлять о себе какие-либо сведения. Если претендент отказывается подписывать Согласие, организация может пересмотреть решение о приеме такого человека в штат. Отозвать свое согласие может и любой из работающих сотрудников организации (ч. 2 ст. 9 152-ФЗ).

После того как работодатель получил согласие работника на обработку личной информации, он может поручить это третьему лицу, однако ответственность за сохранность сведений все равно лежит на работодателе.

Сферы защиты персональных данных коснулись действительно масштабные изменения, и работодателю следует быть вдвойне внимательным как при составлении Положения, так и при работе с личной информацией по сотрудникам. Помните, чем подробнее и конкретнее прописано Положение о персональных данных, тем четче в организации будет выстроена работа на этом участке кадрового учета.

Срок хранения персональных данных

Одним из основных принципов работы с данными является требование соблюдать срок хранения персональных данных. Причем Закон о персональных данных не содержит конкретных сроков. Что остается делать оператору? А тем более оператору-работодателю? Об этом расскажем ниже. А общие требования к хранению персональных данных и мероприятий по защите таких данных размещены в отдельных публикациях.

Максимальный срок хранения персональных данных

Существенное условие согласия на обработку персональных данных – срок, на который оно дается. Получается, что по истечении этого срока данные должны либо уничтожаться, либо подлежат обезличиванию, блокировке. При этом субъект данных может направить отзыв согласия на обработку персональных данных. И таким образом, срок хранения автоматически сократится.

Согласно части 7 статьи 5 Закона о персональных данных срок хранения данных определяет:

  • достижение цели обработки персональных данных
  • утрата необходимости в достижении цели обработки
  • истечение срока хранения, который установлен договором
  • срок хранения данных, установленных федеральным законом

В России действует Закон об архивном деле. В развитие его положений Министерство культуры утвердило перечень типовых архивных документов со сроками хранения (приказ от 25.08.2010 г. № 558). Эти нормативные акты определяют срок хранения некоторых персональных данных. Точнее, их материальных носителей.

Почему иногда разумно принимать меры по обезличиванию, а не уничтожению данных? Есть сроки исковой давности. И в случае необходимости обращения в суд персональные данные могут пригодиться. А если их хранить без обезличивания, возможно наступление ответственности.

Срок хранения личных дел работодателем

Организация заводит на каждого работника по трудовому договору личную карточку и личное дело. Личная карточка – обязательный документ. Дело же работодатель заводит по собственному желанию (кроме гос.органов и учреждений). В то же время личное дело – более информативно. Ведь здесь работодатель хранит копии документов – паспорта РФ, приказа о приеме на работу, трудовой договор и т.п.

Сразу после увольнения работника работодатель должен изъять из личного дела копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и всех иных, которые содержат персональные данные. Однако в силу ст. 17 и 22.1 Закона об архивном деле работодатель обязан хранить документы, подтверждающие факт работы, документы о заработной плате, об отчислениях в ПФР и т.п. Хранит организация и невостребованные документы. И только спустя 75 лет их считают невостребованными.

Как избежать возможных штрафов за хранение персональных данных работника после его увольнения? Мы рекомендуем прописать сроки хранения в Положении о персональных данных организации, а также от каждого работника получать согласие на обработку данных.

Сколько нужно хранить согласия на обработку персональных данных?

Добрый день. Проводим повышение квалификации и выдаем удостоверения установленного образца (имеется лицензия). Сколько нужно хранить согласия на обработку персональных данных и сами персональные данные (копии паспорта, документа об образовании и пр.)? Спасибо.

Ответы юристов ( 1 )

Обязательное предоставление данных предусмотрено ФЗ, перечень приведен в пункте 2 статьи 9 Федерального закона «О персональных данных»

наиболее часто персональные данные будут предоставляться в целях исполнения договора с субъектом персональных данных (например, как в Вашем случае);

[2]

Наиболее простая ситуация — если срок хранения установлен в согласии субъекта, на срок оказания услуги, выполнения договора. В такой ситуации стоит лишь помнить, что субъект не может указать срок меньший, чем предусмотрен нормативным правовым актом, устанавливающим срок хранения информации (договоры хранятся 3- 5 лет, см. Вашу номенклатуру)

Читайте так же:  Присвоение классного чина государственным гражданским служащим сроки

Таким образом, в локальных актах организации необходимо определить сроки хранения информации. Хранить ПДН можно не дольше, чем этого требуют цели их обработки, по достижению которых ПДН подлежат уничтожению.

То есть, так как согласие на обработку ПДН и сами ПДН, являются приложением к договору на оказание услуг, их нужно хранить столько же, сколько и сам договор? Или можно уничтожить после того, как были выписаны удостоверения, и они потеряли актуальность? В согласии установлен срок на время прохождения обучения.

[3]

» В согласии установлен срок на время прохождения обучения.» при этом я так понимаю есть еще какой то срок на удостоверения. В такой ситуации по окончании договора необходимо будет получить согласие у субъекта ПДН и предусмотреть новый срок обработки данных. Предлагаю в Согласии (приложению к Договору) увеличить срок согласия.

Хранение и обработка персональных данных. Инструкция

Персональные данные — это практически любая информация о физическом лице. Поэтому если Ваша организация работает с людьми, о которых Вы так или иначе информацию собираете, то эта инструкция будет Вам полезна. Она затронет следующие аспекты: получение согласия на обработку, уведомление субъекта персональных данных об обработке данных, уведомление Роскомнадзора, трансграничная передача данных, необходимость хранить персональные данные в России и организационные требования к оператору. Так что наберитесь терпения.

Законодательство о персональных данных в России аморфное — неясного в нем больше, чем доподлинно известного. Помимо «аморфности» законодательство еще вводит сложные и трудоемкие алгоритмы работы с персональными данными, что автоматически делает работу по его соблюдению более сложной, а данную инструкцию — более объемной.

Получение согласия

По общему правилу, если Вы обрабатываете (например, храните обращения граждан), то всегда лучше иметь согласие лица на обработку его персональных данных. Примерную форму такого согласия можно найти по ссылке.

Естественно, в работе правозащитных организаций иногда получить согласие человека невозможно. Например, при похищении человека или при применении пыток к заключенному. В законодательстве есть ряд исключений, которые позволяют обрабатывать персональные данные без согласия. Поэтому при работе с такими обращениями важно понимать, в какую категорию исключений они могут попасть (на случай, если к Вам после публикаций придет Роскомнадзор с проверкой). Но их немного:

Если обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, и если получение согласия субъекта персональных данных невозможно. Как только угроза жизни или здоровью прекращается, обработка должна быть прекращена. При этом понять, когда, по мнению Роскомнадзора, угрозу можно считать прекращенной, например, при жалобах на пытки в СИЗО, не совсем ясно. Очевидно одно, что в течение короткого времени, данное исключение будет позволять работать с персональными данными, но если есть перспектива долгосрочной работы над обращением, лучше взять согласие.

Если есть договор между организацией и лицом (например, родственником пропавшего), в котором бенефициаром (человеком, в пользу которого договор исполняется) является лицо, чьи персональные данные подлежат обработке. Это может быть договор оказания услуг (например, юридических, и например, на безвозмездной основе). Поэтому если получение согласие от субъекта персональных данных никак невозможно, то рекомендуем заключить подобный договор с родственником. В таком случае, Вам будет, что предъявить Роскомнадзору при внеплановой проверке.

Однако если Вы обрабатываете данные, которые относятся к категории «специальные персональные данные» (это данные относительно расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни), то нужно обязательно брать согласие человека.

Уведомление Роскомнадзора

Помимо получения согласия на обработку персональных данных есть еще одна бюрократическая сложность. В некоторых случаях необходимо уведомлять Роскомнадзор о том, что Ваша организация обрабатывает персональные данные. Как только такое уведомление Роскомнадзор получает, Вашу организацию могут включить в список плановых проверок. Само уведомление заполнить несложно. Его форму можно найти здесь . (ссылка на ).

В каких случаях можно не уведомлять Роскомнадзор:

Трансграничная передача персональных данных

Закон устанавливает, что трансграничная передача персональных данных – это передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу. Чаще всего правозащитные организации осуществляют трансграничную передачу в случае отправления жалоб в Европейский суд по правам человека или в органы ООН.

Требования законодательства таковы, что если трансграничная передача осуществляется не в безопасную страну (список безопасных стран можно посмотреть здесь ), то необходимо или иметь договор с субъектом персональных данных, который бы предусматривал возможность такой передачи, или необходимо получить отдельное согласие на такую трансграничную передачу.

Хранение персональных данных на территории России

Может быть, помните, что начиная с лета 2014 года было много шума из-за принятия закона о персональных данных (№242-ФЗ)? Этот закон обязывает операторов персональных данных обеспечить запись, хранение (и прочие операции) персональных данных граждан РФ с использованием баз данных на территории РФ с 1 сентября 2015 года. Это означает, что персональные данные наших соотечественников должны храниться на российской территории. Однако это не означает, что за рубежом они не могут храниться вовсе. Согласно позиции Министерства связи, хранение данных за пределами РФ является возможным, если первоначальная обработка осуществлялась на территории РФ. Другими словами, можно иметь две базы данных – одна в России, а другая – за рубежом. При этом Роскомнадзор, скорее всего, не сможет проверить, насколько эти базы идентичны.

Организационные требования к НКО

Огромное внимание Роскомнадзор уделяет правильно составленным обязательным документам. Поэтому рекомендуем Вам в самое ближайшее время разработать и утвердить следующие документы:

  1. Правила обработки персональных данных (скачать образец)
  2. Порядок доступа работников в помещения, в которых проводится обработка персональных данных
  3. Документ о назначении лица, ответственного за организацию обработки персональных данных.

С правилами обработки персональных данных необходимо ознакомить всех работников НКО под роспись. Документы, содержащие персональные данные, должны храниться в запирающихся шкафах.

Закон также требует, чтобы персональные данные уничтожались тогда, когда их хранение уже не является необходимым. Например, жалоба была выиграна в Европейском суде, решение ЕСПЧ было исполнено, значит, данные нужно уничтожить. А об уничтожении составить акт.

Читайте так же:  Рефинансирование кредитов других банков отзывы кто делал

Более того, мы Вам ранее рассказали, что закон требует, чтобы хранение и обработка велась в России, поэтому необходимо иметь документы, подтверждающие размещение баз данных на технических площадках (ЦОД, сервера) в России. Это могут быть либо собственные серверные мощности, либо арендованные.

По общему правилу, если Вы обрабатываете (например, храните обращения граждан), то всегда лучше иметь согласие лица на обработку его персональных данных. Примерную форму такого согласия можно найти по ссылке.

Естественно, в работе правозащитных организаций иногда получить согласие человека невозможно. Например, при похищении человека или при применении пыток к заключенному. В законодательстве есть ряд исключений, которые позволяют обрабатывать персональные данные без согласия. Поэтому при работе с такими обращениями важно понимать, в какую категорию исключений они могут попасть (на случай, если к Вам после публикаций придет Роскомнадзор с проверкой). Но их немного:

Если обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, и если получение согласия субъекта персональных данных невозможно. Как только угроза жизни или здоровью прекращается, обработка должна быть прекращена. При этом понять, когда, по мнению Роскомнадзора, угрозу можно считать прекращенной, например, при жалобах на пытки в СИЗО, не совсем ясно. Очевидно одно, что в течение короткого времени, данное исключение будет позволять работать с персональными данными, но если есть перспектива долгосрочной работы над обращением, лучше взять согласие.

Если есть договор между организацией и лицом (например, родственником пропавшего), в котором бенефициаром (человеком, в пользу которого договор исполняется) является лицо, чьи персональные данные подлежат обработке. Это может быть договор оказания услуг (например, юридических, и например, на безвозмездной основе). Поэтому если получение согласие от субъекта персональных данных никак невозможно, то рекомендуем заключить подобный договор с родственником. В таком случае, Вам будет, что предъявить Роскомнадзору при внеплановой проверке.

Однако если Вы обрабатываете данные, которые относятся к категории «специальные персональные данные» (это данные относительно расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни), то нужно обязательно брать согласие человека.

Уведомление Роскомнадзора

Помимо получения согласия на обработку персональных данных есть еще одна бюрократическая сложность. В некоторых случаях необходимо уведомлять Роскомнадзор о том, что Ваша организация обрабатывает персональные данные. Как только такое уведомление Роскомнадзор получает, Вашу организацию могут включить в список плановых проверок. Само уведомление заполнить несложно. Его форму можно найти здесь . (ссылка на ).

В каких случаях можно не уведомлять Роскомнадзор:

Трансграничная передача персональных данных

Закон устанавливает, что трансграничная передача персональных данных – это передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу. Чаще всего правозащитные организации осуществляют трансграничную передачу в случае отправления жалоб в Европейский суд по правам человека или в органы ООН.

Требования законодательства таковы, что если трансграничная передача осуществляется не в безопасную страну (список безопасных стран можно посмотреть здесь ), то необходимо или иметь договор с субъектом персональных данных, который бы предусматривал возможность такой передачи, или необходимо получить отдельное согласие на такую трансграничную передачу.

Хранение персональных данных на территории России

Может быть, помните, что начиная с лета 2014 года было много шума из-за принятия закона о персональных данных (№242-ФЗ)? Этот закон обязывает операторов персональных данных обеспечить запись, хранение (и прочие операции) персональных данных граждан РФ с использованием баз данных на территории РФ с 1 сентября 2015 года. Это означает, что персональные данные наших соотечественников должны храниться на российской территории. Однако это не означает, что за рубежом они не могут храниться вовсе. Согласно позиции Министерства связи, хранение данных за пределами РФ является возможным, если первоначальная обработка осуществлялась на территории РФ. Другими словами, можно иметь две базы данных – одна в России, а другая – за рубежом. При этом Роскомнадзор, скорее всего, не сможет проверить, насколько эти базы идентичны.

Организационные требования к НКО

Огромное внимание Роскомнадзор уделяет правильно составленным обязательным документам. Поэтому рекомендуем Вам в самое ближайшее время разработать и утвердить следующие документы:

  1. Правила обработки персональных данных (скачать образец)
  2. Порядок доступа работников в помещения, в которых проводится обработка персональных данных
  3. Документ о назначении лица, ответственного за организацию обработки персональных данных.

С правилами обработки персональных данных необходимо ознакомить всех работников НКО под роспись. Документы, содержащие персональные данные, должны храниться в запирающихся шкафах.

Закон также требует, чтобы персональные данные уничтожались тогда, когда их хранение уже не является необходимым. Например, жалоба была выиграна в Европейском суде, решение ЕСПЧ было исполнено, значит, данные нужно уничтожить. А об уничтожении составить акт.

Видео (кликните для воспроизведения).

Более того, мы Вам ранее рассказали, что закон требует, чтобы хранение и обработка велась в России, поэтому необходимо иметь документы, подтверждающие размещение баз данных на технических площадках (ЦОД, сервера) в России. Это могут быть либо собственные серверные мощности, либо арендованные.

Источники


  1. Харин, Г. М. Краткий курс судебной медицины / Г.М. Харин. — М.: ГЭОТАР-Медиа, 2015. — 304 c.

  2. Савюк, Л.К. Правоохранительные и судебные органы / Л.К. Савюк. — М.: ЮРИСТЪ, 2013. — 464 c.

  3. Катрич, С. В. Юридическое пятикнижие российского бизнеса. Правовые основы предпринимательства / С.В. Катрич. — М.: Дело, 2012. — 528 c.
  4. Толкушкин, А.В. Налогообложение физических лиц при операциях с недвижимостью / А.В. Толкушкин. — М.: ЮРИСТЪ, 2000. — 344 c.
  5. Салыгина, Е. С. Юридическое сопровождение деятельности частной медицинской организации / Е.С. Салыгина. — М.: Статут, 2013. — 192 c.
Срок хранения согласия на обработку персональных данных
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here