Служебная записка на приобретение программного обеспечения

В статье собрана самая важная информация на тему: "Служебная записка на приобретение программного обеспечения" и тема раскрыта с профессиональной точки зрения. Если у вас в процессе чтения возникли вопросы, то задавайте их нашему дежурному консультанту.

Служебная записка на выдачу денежных средств

Служебная записка на выдачу денежных средств может потребоваться в самых разных случаях. Средства, получаемые на основании записки, могут потребоваться на оплату представительных услуг, нужд работника в рамках командировки, оказания материальной помощи, повышение оклада, выплату аванса, увеличение объема работ, приобретение инвентаря.

Генеральному директору
ООО «Продвижение
Иванову И. И.
От главного бухгалтера
Петрова П. П.

Служебная записка

На основании пункта 21 внутреннего документа компании, прошу предоставить средства на выплату единовременной материальной помощи программисту Семеновой О. И. в размере 30 000 рублей на основании того, что 07. 02. 2016 года женщина родила ребенка. Материальная помощь выплачивается на основании следующих документов, предоставленных Семеновой О. И:

  • Заявление от сотрудницы.
  • Свидетельство о рождении ребенка.

Образец служебной записки на приобретение компьютера

Служебные записки часто используются сотрудниками предприятий для взаимодействия между собой. Это многофункциональный инструмент, позволяющий решать проблемы как отдельного работника, так и целого трудового коллектива. Следует разобраться, как выглядит служебная записка, к примеру, на приобретение компьютера, а также как предоставить образец этого документа.

Что это за бумага и как она используется

Первое, что нужно запомнить – служебная записка относится к внутреннему документообороту предприятия. Это документ, соответственно, составляется только в письменной форме. Главное его предназначение – уведомление должностного лица или другого сотрудника компании о проблемах, которые необходимо оперативно решить для нормальной работы коллектива.

Среди наиболее частых причин:

  • прошение о проведении ремонта;
  • просьба заменить нерабочее оборудование или его отдельные элементы;
  • необходимость приобрести какое-либо устройство (в данном случае – компьютер, хотя возможен и запрос о приобретении программного обеспечения).

Для составителя служебки польза от ее использования заключается в двух вещах. Во-первых, с ее помощью можно уведомить начальство или другого специалиста о возникшей проблеме, а также попросить его решить ее. Во-вторых, после подачи заявки сотрудник снимает с себя ответственность за ее решение (если исправить ситуацию самостоятельно невозможно).

[3]

Как написать служебную записку

Перед тем как подавать запрос о получении ПК или его замене на более новый экземпляр, следует разобраться, есть ли подобная возможность у предприятия. Некоторые компании предоставляют подобные устройства только отдельным работникам. Кроме того, покупка нового ПК может быть невозможной из-за неблагоприятной финансовой ситуации. В таком случае пользы от записки не будет, поскольку руководство не сможет выполнить требования, прописанные в ней. Решить проблему можно, обговорив этот вопрос с начальством.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Если же работник решил составить заявку, нужно знать, как делать это правильно. В первую очередь нужно разобраться с формой. Установленного образца нет. Соответственно, каждый работник решает самостоятельно, как оформить прошение (хотя в некоторых компаниях есть специальные бланки для подобных вещей).

Обычно при составлении служебной записки на замену компьютера на новый ноутбук, применяются правила:

  • для написания используется лист формата А4;
  • заявление печатается на ПК, хотя возможно составление от руки;
  • не может быть анонимной.

Заявление составляется по следующей схеме:

  • сначала в верхней правой части прописывается ФИО и должность лица, которому направляется, а под ним – данные заявителя. В некоторых случаях практикуется написание в этой части названия компании и подразделения, из которого исходит прошения. Однако это условие не является обязательным;
  • после этого в центральной части указывается название. Можно написать «Служебная записка», или же дополнительно вписать причину обращения «… на приобретение компьютера». После этого указывается номер заявки;
  • далее прописывается информационная часть. Сначала необходимо указать, что у заявителя отсутствует рабочий инструмент, то есть, компьютер. Желательно также вписать срок отсутствия оборудования и причину этого (в связи с устареванием предоставленного устройства, или же его поставкой новому кадру). Далее необходимо прописать важность получения нового ПК, акцентировать внимание на снижении скорости работы, продуктивности. Последняя часть информационного блока – просьба купить или предоставить устройство;
  • прописать дату составления и подпись заявителя.

Таков стандарт СЗ, принятый во внутреннем документообороте большинства компаний. Он может быть изменен, если для составления используются фирменные бланки предприятия. В таком случае заполнять документ нужно в том порядке, который прописан в нем.

Образец служебной записки на покупку нового компьютера

При написании следует избегать нецензурной лексики, излишне громоздких конструкций, а также литературных оборотов. Рекомендуется излагать информацию лаконично и точно.

Предоставленный образец можно использовать в качестве основы для составления собственного заявления, заменив данные отправителя и получателя, а также внеся изменения в информационную часть.

Таким образом, решить проблему отсутствия персонального компьютера на рабочем месте можно, составив служебную записку. Благодаря такой заявке работник сможет не только донести до начальства просьбу о приобретении техники, но и снять с себя ответственность за ненадлежащее исполнение собственных обязанностей, четко изложив причину этого в письме.

Служебная записка на приобретение канцелярских товаров образец

Автор: Колосков Дмитрий · 10.09.2019 2019-09-10

Деятельность любой фирмы неизбежно сопровождается использованием канцтоваров. Они постоянно расходуются. Если ответственный сотрудник обнаружил, что канцтовары закончились, ему нужно инициировать их покупку. Для этого составляется служебная записка о закупке канцтоваров.

Читайте так же:  Ответственность судей за вынесение неправосудных решений

Характеристики служебных записок

Служебные записки – это документы внутреннего вида. То есть они направляются только в рамках компании. Для коммуникации со внешними пользователями обычно используют фирменные бланки. Служебная записка, в свою очередь, отличается упрощенной формой. В документе должна содержаться просьба, а также основания для этой просьбы. Подпись на нем ставит только составитель.

Записка на закупку канцтоваров обычно составляется материально ответственным лицом. Это может быть секретарь, представитель канцелярии. Канцтовары требуются фирме постоянно. А поэтому записка на закупку является частью постоянного документооборота.

В документе обычно фигурирует просьба о закупке таких изделий, как ручки, блокноты, скотч, скрепки, дыроколы. Перед составлением записки сотрудник должен точно выявить, столько единиц канцтоваров недостает. Для этого имеет смысл провести небольшую ревизию.

Просить нужно только о закупке тех изделий, которые действительно необходимы на данный момент. Канцтовары нельзя приобретать «на будущее». Кроме того, в записке не может фигурировать просто название изделия. Необходимо указать точное количество товара.

Образец записки

Руководителю хозяйственного отдела

Служебная записка №11

О закупке канцтоваров

От 20.11.2020 года

Прошу закупить для обеспечения деятельности ООО «Альянс» эти канцтовары в связи с тем, что они закончились:

1. Папка для бумаг – 40 штук.
2. Скоросшиватели – 15 штук.
3. Ручки – 100 штук.
4. Блокноты – 10 штук.

Одним из способов обосновать затраты организации является служебная записка на приобретение. Речь идет о приобретении в служебных целях какого-либо материального товара. Тогда в составе других документов бухгалтерия сможет, к примеру, обосновать понесенные расходы, возместить НДС и осуществить иные действия по учету материальных ценностей.

Исполнять служебную записку будет, как правило, бухгалтерия. Возможно, вместе с другим отделом (закупки, снабжения и т.п.). В рублике о том, как написать служебную записку мы утверждаем, что составлять ее нужно на имя руководителя организации. В случае приобретения материальных ценностей – тем более. Если только в организации не принято обращаться в структурное подразделение напрямую.

Служебная записка на приобретение

Пример служебной записки на приобретение

Служебная записка на приобретение программного обеспечения

В связи с истечением срока действия договора на предоставление права доступа к правовой системе “ЮристОбщества” № 84 от 01.05.2021 г. прошу дать поручение в отдел снабжения и отдел бухгалтерии о приобретении программного обеспечения “Доступ к правовой системе “ЮристОбщества” или “Консалтинг” в целях надлежащей работы юридического отдела.

Программное обеспечение необходимо установить на 2 персональных компьютера – начальника юридического отдела Агафеевой Ирины Павловны, а также главного юрисконсульта Потапова Виктора Сергеевича.

Начальник юридического отдела Агафеева Агафеева И.П.

Главный бухгалтер Петренко В.А.

Как составляется служебная записка на приобретение товара, оборудования, компьютера, принтера, материалов и т.п.

Приобретение любых ценностей в организации должно быть обоснованным. И это обоснование и составит основной текст служебной записки. Используйте такие словосочетания, как: “в связи”, “с целью”, “по причине производственной необходимости” и т.п. При этом необходимость может быть плановой. Например, истечение срока службы, срока годности. Так и по причине различных ЧП или поломки. Все эти сведения важно отразить в служебной записке.

Структура документа выглядит следующим образом:

  1. Адресат – руководитель организации. Допустима подготовка служебной записки на имя начальника структурного подразделения, где трудится сотрудника.
  2. Составитель служебной записки – должности и фамилия, инициалы
  3. Наименование документа: служебная записка на приоберетение
  4. Основной текст с указанием, что именно приобрести, какой марки, комплектации, фирмы, количества, ассортимента, технические характеристики
  5. Подпись сотрудника
  6. Согласование. Как правило, служебная записка на приобретение требует согласования с бухгалтерией.

После получения записки руководитель проставляет свою резолюцию в левом верхнем углу. Соответственно, с указанием тех действий, которые следует предпринять.

Оформление служебной записки сотрудник осуществляет по общим правилам ГОСТа или принятых в организации.

Уточняющие вопросы по теме

как правильно написать служебную записку на приобретение сотового телефона

Пишите по этому образцу. В записке обоснуйте необходимость приобретения. Укажите с какой целью необходимо приобрести телефон и как он будет использоваться в служебной деятельности. Какие функции должен выполнять телефон. Желательно указать модель и приблизительную стоимость в магазинах вашего города.

служебная записка на закупку светильников

Можно составить по представленному образцу.

Каждый офис нуждается в использовании канцелярских принадлежностей. Это позволяет ему функционировать исправно и бесперебойно, а сотрудникам – обеспечивать комфортные условия работы. Для этого по итогам каждого месяца работы оформляется специальная заявка. Она не имеет шаблона, установленного на законодательном уровне, поэтому каждое предприятие может разрабатывать ее самостоятельно.

Что относится к канцелярским товарам

Все товары подобного типа подразделяются на две большие группы. Это расходные материалы и элементы различного времени применения. Предметы первой группы могут расходоваться после определенного отрезка времени, в то время как вторые или изнашиваются, или подвергаются поломкам. Перечень их выглядит следующим образом:

  • ручки и карандаши;
  • бумажные материалы;
  • ластики.

Список предметов, относящихся ко второй группе, можно представить так:

В 1993 году в рамках Постановления Госстандарта РФ №17 перечень был утвержден на законодательном уровне. В 2014 году произошло принятие классификатора товаров ОКПД2 в связи с направлениями экономической работы.

Читайте так же:  Положение о награждении благодарственным письмом губернатора

Виды заявок на канцтовары

Заявка может заполняться различными способами. Это зависит от конкретного вида документа. Например, на практике выделяют документы внутреннего и внешнего оборота.

Первый вид заявлений применяется при совершении заказа у поставщика, форма отображается в нормах заключенного с партнером договора. Второй – когда ответственный компетентный сотрудник совершает обращение в снабженческий отдел.

Внутренние заявки, в свою очередь, также представлены в двух разновидностях:

  • на покупку товаров рассматриваемого назначения;
  • на выдачу со складского участка.

Отличия внешней и внутренней заявки

Внешняя заявка оформляется в адрес поставщика, который обязуется поставить необходимые товары. При их наличии в складских помещениях в составлении бумаги внешнего типа нет смысла, поскольку можно обойтись внутренней заявкой. Образец оформления двух этих видов заявок является идентичным.

На предприятии выявлением потребности работников занимается ответственное лицо. При необходимости организуется ревизионная проверка, в ходе которой собирается общая информация. Далее, после ее получения, формируется заявка, под которой понимается письменное обращение в адрес гендиректора или иного руководителя предприятия.

Традиционно запрос вне зависимости от его вида должен отвечать следующему набору требований:

  1. Исходя из политики, заполнение производится без шаблона или с использованием фирменного бланка.
  2. Оформление перечня канцтоваров осуществляется в табличном виде, таблица обязательно содержит шапку и базовую часть с перечнем нужных предметов канцелярии, количеством (шт.), единицами, в которых производится измерение.
  3. Если есть необходимость, в сводной таблице может быть указан артикул товарной позиции.
  4. Обязательно прописывается информации о руководителе.

Основные требования к заполнению

Оформить служебную записку можно самостоятельно, особенно, если на предприятии не имеется установленного образца. Но есть перечень реквизитов, которые нужно включить в документ в обязательном порядке:

  1. Справа сверху – должность и ФИО сотрудника, который является адресатом, т. е. получателем документа.
  2. Немного ниже отмечается составитель бумаги, т. е. лицо, которое формирует обращение.
  3. Строкой ниже по центру отображается его название.
  4. Далее указывается цель его составления: «на закупку материалов», «на получение материалов со складского помещения».
  5. Просьба о предоставлении.
  6. В нижней части прописывается регистрационный номер и дата, в которую производится оформление записки.
  7. Подпись и расшифровка фамилии и инициалов ответственного лица.

Служебная записка о замене компьютера на новый

Служебные записки не относятся к управленческой документации. Однако это также значимый документ. Обычно в записке содержится какая-либо просьба. То есть это документ с побудительным действием. На его основании в дальнейшем будут формироваться распоряжения. К примеру, руководитель получает служебную записку о замене компьютера на новый. Если он признает разумность просьбы, он издает распоряжение о выделении средств на новый ПК.

Правила составления записки

Записка формируется в свободном виде. Однако при ее составлении нужно следовать сложившимся деловым обычаям. В документе отражается эта информация:

  • Название должности и данные об адресате.
  • Наименование документа.
  • Дата составления.
  • Подзаголовок.
  • Изложение просьбы (при этом можно приводить аргументы и ссылаться на предлагающиеся документы).

Просьбу и ее обоснование можно описывать достаточно подробно. Однако следует помнить, что записка является официальным документом. А потому в ней не должно быть ничего лишнего.

Когда имеет смысл составлять записку о замене компьютера

Составлять записку о замене ПК следует в следующих случаях:

  • Компьютер сломался и не подлежит ремонту.
  • ПК морально устарел.
  • На компьютере текущей версии нельзя выполнять актуальные задачи из-за зависаний.

Причину необходимости обновления нужно обязательно отразить. Желательно ссылаться на факты. К примеру, на год выпуска компьютера, частоту его поломок за определенный период.

Служебная записка №121 о замене компьютера на новый

Довожу до вашего сведения, что компьютер 2010 года выпуска, используемый мной для исполнения работы, морально устарел. Он постоянно зависает. Сбои приводят к простоям в работе. Для эффективного и быстрого решения задач, поставленных передо мной, прошу заменить компьютер на новый.

Служебная записка от работника: цели и образец

С какой целью она составляется

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

  • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
  • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
  • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Пример служебной записки

Видео (кликните для воспроизведения).

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

  • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  • далее указывается наименование документа;
  • вносится дата его составления и номер;
  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
Читайте так же:  Получить справку что не являюсь индивидуальным предпринимателем

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Как подавать в электронном виде

На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Образец документа

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.

Образец объяснительной

Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Как правильно написать служебную записку, образец

Срок хранения

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.

Служебная записка образец

Статьи по теме

Ответим, в каком случае составляют служебную записку и как правильно оформить этот внутренний документ. Скачайте готовые образцы и используйте их в работе.

Скачайте и используйте готовые образцы документов:

Для чего составляют служебную записку

До того, как писать служебную записку, необходимо четко понять, в каких случаях составляют этот вид документов и чем они отличаются от других видов записок, используемых во внутреннем документообороте предприятия.

Для взаимодействия внутри организации используют несколько видов служебных документов:

  • докладные (кадровая);
  • объяснительные;
  • пояснительные;
  • служебные.

Они не только имеют разные наименования, но и назначение.

Докладную записку составляют в случае нарушения работником установленного режима труда, правил внутреннего трудового распорядка. Она является основанием для вынесения дисциплинарного взыскания проштрафившемуся сотруднику.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Расположение реквизитов на докладной записке

Объяснительную записку составляет сотрудник, допустивший нарушение дисциплины, правил охраны труда, условий трудового договора и т.п. Без этого документа работодатель не вправе принимать решение о вынесении наказания работнику.

Пример объяснительной записки

Пояснительную записку составляют в качестве приложения к пакету документов. Ее назначение — пояснить, какие документы содержатся в пакете и какие действия ожидаются от исполнителя после обработки этих документов.

Служебная записка — образец оперативного взаимодействия между руководством и работниками одного подразделения или руководством разных подразделений. Цель документа — информировать о производственных проблемах, препятствующих эффективному исполнению трудовых обязанностей. Форма служебной записки образец также позволяет включить в текстовую часть предложения по исправлению сложившейся ситуации, в том числе, предложения о премировании сотрудников. Поэтому служебная записка часто является основанием для принятия управленческих решений, направленных на повышение мотивации, производительности и эффективности труда.

Оформление служебной записки

Хоть служебная записка и является частью внутреннего документооборота, к ее оформлению предъявляются требования, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Исполнение требований стандарта и заполнение всех необходимых реквизитов подтверждают юридическую силу этого документа. Это необходимое условие, ведь на основании информации, изложенной в служебной записке, принимаются управленческие решения.

Поэтому до того, как написать служебную записку, ознакомьтесь с требованиями ГОСТ. Стандартом установлен перечень реквизитов этого вида документов, обязательных для заполнения. К ним относятся:

  • название подразделения, в котором числится автор записки;
  • наименование вида внутреннего документа – «Служебная записка»;
  • дата составления;
  • внутренний регистрационный номер документа;
  • должность, подразделение, фамилия и инициалы адресата;
  • заголовок к тексту;
  • текстовая часть;
  • подпись, фамилия и инициалы составителя.
Читайте так же:  Приостановление и отказ в осуществлении кадастрового учёта

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Как писать служебную записку образец

В некоторых случаях служебная записка пример написания может содержать визы согласования. Как правило, это требуется, если в записке содержатся предложения, касающиеся работы или взаимодействия с другими подразделениями. Виза согласования потребуется и в том случае, когда служебная записка составляется не на имя непосредственного руководителя, а на имя более высокого начальника. Это будет подтверждением, что непосредственный руководитель в курсе происходящего и согласен с предложениями, высказываемыми работником.

[2]

Составляют служебную записку, как правило, от лица работника, специалиста, в том числе, руководителя подразделения. Поэтому при изложении сути используют первое лицо единственное число. Если авторов несколько — текст пишется от первого лица множественного числа. Он может быть написан на стандартном листе писчей бумаги формата А4 от руки или же на компьютере, но в этом случае работник обязательно должен поставить собственноручную подпись.

Как правильно написать служебную записку образец

Если вы не знаете, как написать служебную записку, образец оформления можно скачать по ссылкам в начале статьи. Но особое внимание следует уделить текстовой части документа. Важно определится, с какой целью она составляется. Например, служебная записка может быть составлена для того, чтобы:

  1. Указать на возникшие в работе затруднения, довести эту информацию до руководства и, тем самым, снять с себя ответственность.
  2. Обосновать необходимость материального стимулирования работников, показавших высокие результаты в труде.
  3. Запросить информацию из другого подразделения.
  4. Проинформировать уполномоченное должностное лицо о возможности рационализации труда и внесения изменений в технологический процесс с целью повышения производительности.
  5. Обосновать необходимость приобретения дополнительных инструментов или оборудования и в этом случае служебная записка может являться документом первичного бухгалтерского учета, на основании которого будут впоследствии произведены расходы.

Законом не установлено то, как пишется служебная записка, но предприятие может самостоятельно разработать шаблоны, с помощью которых сотрудники будут правильно оформлять и составлять такие документы.

Общий принцип составления текста: изложение проблемы с указанием всех причастных лиц и предлагаемые варианты ее решения. Излагать суть проблемы следует коротко и логично. Для убедительности следует ссылаться на цифры, факты и документы, которые смогут подтвердить правоту составителя.

Общий объем текстовой части служебной записки не должен превышать 8-10 строк. При необходимости, адресат всегда сможет запросить у составителя документа дополнительные сведения.

Не забудьте зарегистрировать служебную записку в специальном журнале регистрации внутренних документов. Это позволит исключить конфликтные ситуации, связанные с утерей и несвоевременным представлением информации руководству.

При составлении служебной записки важно правильно заполнить все реквизиты ее формуляра и изложить суть проблемы доходчиво и кратко. Сделанные в записке выводы и предложения нужно подтвердить фактами или документами.

Служебная записка на приобретение компьютера

Внутрифирменное взаимодействие персонала различных подразделений и информирование руководства о повседневной деятельности компании необходимо. Как правило, это происходит путем заполнения и передачи на рассмотрение стандартизированного документа, под названием служебная записка. С ее помощью, извещают об определённых штатных и нештатных ситуациях на предприятии, просят о выделении определённых материальных ценностей, то есть оставляют заявки на покупку необходимых для функционирования офиса вещей, например, компьютера и т. д.

Служебная записка на закупку

В любой организации ежегодно планируются расходы на поддержание функциональности офиса. Сюда относят затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги, техники и т. д. Каждый отдел или управление составляют заявки на необходимые товары, а затем формируется сводная потребность. В такие служебные записки включают и замену компьютеров.

Однако необходимость приобретения компьютера может возникнуть и в течение года. В таком случае подается отдельная служебная записка с обоснованием причины внеплановой закупки. Основанием для замены компьютерной техники может стать:

  • устаревание оборудования;
  • поломка какой-либо из составных частей техники;
  • необходимость в дополнительном компьютере.

Замена компьютера, в случае морального устаревания производится в плановом порядке.

Аргументировать такую причину для покупки новой техники можно малой производительностью или мощностью устройства, невозможностью установки на него нужного для работы программного обеспечения. К незапланированной замене компьютерной техники приводят различные поломки устройства или низкое качество его составных частей. В этой ситуации обосновать покупку нового компьютера можно заключением технических специалистов о невозможности или нецелесообразности его дальнейшего ремонта.

Кроме того, структурному подразделению может понадобиться дополнительная техника из-за расширения штата сотрудников, например, в случае приема нового работника. Иногда для снижения затрат компании не устанавливают дополнительное рабочее место для работника, принятого на испытательный срок, а предлагают ему пользоваться одной машиной с кем-либо из коллег. Многие новички временно решают эту проблему использованием личного ноутбука. По окончании срока стажировки или испытания человеку предоставляют отдельное рабочее место, для которого необходим дополнительный компьютер.

Для обоснования необходимости в новом устройстве по любой из этих причин, нужно указать, что приобретение нового оборудования положительно скажется на эффективности работы как отдельного работника, так и всего подразделения в целом.

Служебная записка на закупку компьютера

После того, как возникает необходимость замены компьютера, нужно составить служебную (докладную) записку на закупку необходимой технической единицы. Этот документ оформляют на бумажном носителе или в электронном виде, в зависимости от принятой в компании системы документооборота. В небольших фирмах такую просьбу адресуют непосредственно директору.

Читайте так же:  Расчет налога на имущество по инвентаризационной стоимости

В крупных организациях закупка оборудования входит в обязанности начальника технического отдела либо технического директора.

Кроме того, прежде чем ходатайствовать о приобретении нового устройства, можно устно переговорить со специалистами по компьютерной технике. Вполне возможно, что у них есть необходимая или более новая модель, либо они могут предложить модернизацию используемого компьютера. Такое решение снизит не только затраты времени на ожидание новой техники, но и существенно сократит финансовые расходы.

Если без приобретения современного устройства не обойтись, составляют служебную записку на приобретение компьютера.

Скачать образец служебной записки на приобретение компьютера.

Структура такого документа не отличается от оформления других внутренних писем и содержит:

  • данные должностного лица, к которому обращаются с просьбой;
  • регистрационную информацию самого документа;
  • наименование подразделения, которое ходатайствует о новом устройстве;
  • тему записки;
  • описание ситуации;
  • обоснование необходимости нового компьютера;
  • согласование закупки с техническими специалистами.

Кроме того, в больших компаниях ежегодно составляют сводные служебные записки, в которых обосновывают необходимость закупки компьютерной техники, по заявкам структурных подразделений. Ее оформление аналогично документу с просьбой о приобретении одного устройства. Исключение составляет только та часть, где перечисляется нужная техника и обоснование потребности в ней. В большинстве случаев информация в ней носит краткий характер, а все данные представлены в табличном виде.

Примеры служебных записок на приобретение компьютера

  1. При возникновении необходимости в дополнительных устройствах обосновать потребность можно следующим образом:

Директору департамента по техническому оснащению

Отдел розничной торговли

О приобретении дополнительного оборудования

В связи с расширением сети гипермаркетов в Свердловской области и открытием 7 новых торговых объектов необходимо оборудовать компьютерной техникой и устройствами для печати 24 новых рабочих места (2 из них непосредственно в отделе розничной торговли, остальные в открывающихся магазинах).

Поскольку, в настоящее время в ЗАО «Трасттрейд» нет необходимого количества устройств, просим не позднее 01.04.2019 произвести закупку 20 компьютеров и 22 принтеров. Перечень технических требований к оборудованию прилагаю.

Начальник отдела Обланский В. Д.

  1. Замену устаревшего или ломающегося компьютера можно аргументировать так:

Кредитный кооператив «Срочнодолг»

Заместителю директора по техническим вопросам

Сектор клиентского обслуживания

[1]

О необходимости закупки компьютерной техники

В ходе модернизации программного обеспечения и расширения функций кредитных специалистов на удаленных рабочих местах, была выявлена потребность в замене компьютера на рабочем месте специалиста, находящегося в торговом центре «Крокус», по адресу: г. Переваловск, ул. Светлая, д. 47.

Причиной замены является моральное устаревание компьютера, а также техническая невозможность установки на нем необходимого для функционирования УРМа, ПО. В настоящее время технический отдел не имеет в своем распоряжении резервного компьютера, подходящего по характеристикам к требованиям по оснащению удаленных рабочих мест. Модернизация указанной технической единицы не представляется возможным.

В связи с вышеизложенным, прошу приобрести новый компьютер для указанного УРМа.

Заведующий сектором Класников К. Р.

Необходимость закупки согласовываю начальник отдела информатизации Укладов С. М.

  1. Ежегодная закупка компьютерной техники планируется на основе сводной служебной записки, которую можно оформить следующим образом:

Отдел информационных технологий и оборудования

О закупке оборудования

В связи с необходимостью замены части компьютерной техники и устройств для печати, а также планируемым в 2020 году расширением деятельности прошу внести в план закупки на следующий год следующую технику:

№ п/п Наименование Количество, шт. Структурное подразделение Примечание
1. Персональный компьютер 1 Отдел кадров устаревание 2. Принтер 1 Бухгалтерия Выход из строя 3. Персональный компьютер 6 Департамент торговли Открытие новых объектов 4. МФУ 3 Департамент торговли Открытие новых объектов 5. Персональный компьютер 1 Секретариат Устаревание

Перечень необходимых технических характеристик устройств, а также коммерческие предложения компаний, продающих необходимое оборудование, прилагаю.

Начальник отдела Валопаев Е. Ф.

Видео (кликните для воспроизведения).

Любая компания периодически нуждается в закупке современной компьютерной техники. Устройства могут ломаться, устаревать, на работу принимают больше сотрудников, чем увольняют, происходит расширение сфер деятельности и т. д. Для того чтобы запланировать расходы на эти нужды, необходимо проинформировать руководство о количестве и технических характеристиках закупаемых компьютеров. Сделать это можно с помощью служебной записки на приобретение устройств.

Источники


  1. Марченко, М. Н. Теория государства и права в вопросах и ответах. Учебное пособие / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2014. — 240 c.

  2. История и методология юридической науки. — М.: ИВЭСЭП, 2014. — 564 c.

  3. Розен, Александр Последние две недели. Прения сторон / Александр Розен. — М.: Советский писатель. Москва, 2016. — 528 c.
  4. Пиголкин, Ю.И. Атлас по судебной медицине / Ю.И. Пиголкин. — М.: Медицинское Информационное Агентство (МИА), 2015. — 726 c.
  5. Нешатаева, Т.Н. Иностранные предприниматели в России – судебно-арбитражная практика / Т.Н. Нешатаева. — М.: Дело, 2013. — 216 c.
Служебная записка на приобретение программного обеспечения
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here