Печатание документов с использованием оборотной стороны листа

В статье собрана самая важная информация на тему: "Печатание документов с использованием оборотной стороны листа" и тема раскрыта с профессиональной точки зрения. Если у вас в процессе чтения возникли вопросы, то задавайте их нашему дежурному консультанту.

Требования к изготовлению документов

Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Все реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5–2 интервала. Реквизиты оформляют через 2–3 интервала друг от друга. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме текста) – 28 знаков. Текст документа печатают через 1,5 интервала (на бланках А4). Реквизиты располагаются на документе:

1. От границы левого поля «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

2. Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

3. Отступив 32 печатных знака – реквизит «адресат».

4. Отступив 40 печатных знаков – реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».

5. Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства – текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

1. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

  • · 20 — левое;
  • · 10 — правое;
  • · 20 — верхнее;
  • · 10 — нижнее.
  • 2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. делопроизводство документ бланк

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых приведен в разделе 5

  • 3. Бланки документов проектируют в соответствии с приложением А. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром — переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
  • 4. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный.
  • 5. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

  • · центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
  • · флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
  • 6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
    • · общий бланк;
    • · бланк письма;
    • · бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

7. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.

  • 8. На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.
  • 9. Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

10 При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

11. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

[1]

Требования к бланкам документов и оформлению документов

Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

  • 20 — левое; 10 — правое;
  • 20 — верхнее; 10 — нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный.

Реквизит 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03. Реквизиты 06, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Читайте так же:  Соотношение безвозмездности и взаимности в договоре дарения

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

[2]

Вопрос организации работы с организационными документами очень важен, поскольку именно организационные документы охватывают основные виды деятельности предприятия. Различные фирмы по разному определяют, что представляет собой данный вид документации.

Одни компании определяют организационные документы как вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, другие вкладывают в определение иной смысл, полагая, что организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Организационные документы также определяют как комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

В состав организационных документов также включают различные группы документации.

Некоторые компании включают в состав организационных документов такие документы, как устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику, отделяя их от распорядительных документов: приказы, распоряжения, указания, инструкции.

Вместе с тем, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), утвержденный Комитетом Российской Федерации по стандартизации метрологии и сертификации № ОК 011-93, введенный в действие 01.07.1994 определят следующие виды организационных документов: ( см. Приложение 1)

В целом, представленную классификацию можно укрупнено разделить на две большие группы: общая документация, связанная с организацией работы, в том числе созданием, реорганизацией и ликвидацией юридического лица; кадровое делопроизводство.

В компании часто ведутся не все документы, например, такие документы как протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания, указания по вопросам основной деятельности. Данные документы не являются обязательными для предприятий и их ведение не регламентировано.

Некоторые документы не указаны в данном списки, такие, как лицензии, сертификаты, коллективный договор и другие.

Также, Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации (УСД). Требование к построению формуляра — образца» установлены общие для любых управленческих документов соответствующие международным:

  • — форматы бумаги А3 (297х420мм), А4 (210х420мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;
  • — минимально допустимые размеры служебных полей: поле подшивки — не менее 20мм, остальные поля — не менее 10мм;
  • — размер шрифта, годного для оформления документов — что соответствует размеру 13,5 — 14 шрифта Times New Roman Cyr (наиболее близкий к шрифту канцелярской пишущей машины: 2,6х4,25мм).

Стандартом определено, что основными зонами документа являются сверху вниз по листу бумаги: заголовочная, содержательная и оформляющая, хотя это деление достаточно условно.

Установлен состав реквизитов, совокупность которых придаёт управленческим документам юридическую силу и правила их оформления; в самом общем виде — их расположение на листе бумаги. К этим реквизитам относится: наименование организации — составителя (автора) документа и код организации, наименование формы документа и её код, дата, номер документа и подпись (лица, несущего ответственность за содержание документа).

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Например, устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизацию и ликвидацию. Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность филиалов,

Требования к бланкам документов и оформлению документов

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых приведен в разделе 5

Бланки документов проектируют в соответствии с приложением А. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром — переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный.

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

· центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

· флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

· бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Читайте так же:  Сведения об объекте недвижимости имеют статус временные

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Технические требования к изготовлению документов

1. Для изготовления документов используют два основных стандартных формата бумаги: А4(210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм).

2. Печатная страница должна иметь поля:

левое, верхнее, нижнее – не менее 20 мм;

правое – не менее 10 мм.

3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером шрифта 12, 13, 14, 15.

4. Текст документа формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

5. Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 1,25 см от границы левого поля (т.е. с «красной строки»).

6. Реквизиты, состоящие из нескольких строк (за исключением основного текста документа), печатают через один межстрочный интервал.

7. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложе­ния», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5—2 межстрочными интервалами.

8. Каждый реквизит документа отделяют от предыдущего 2—4 межстрочными интервалами.

9. Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

10. Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 печатных знаков.

11. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

12. Реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания документа», а также ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из следующих способов (см. п. 4.5 ГОСТ Р 6.30—2003):

— центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

13. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения печатающего устройства.

14. При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.

15. В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

16. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

При печатании документов используют

восемь стандартных позиций табуляции:

— от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;

1 — на расстоянии 1,25 см от левого поля: для начала абзацев в тексте (с помощью клавиши TAB);

2 — на расстоянии 3,75 см:для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 — на расстоянии 6 см: для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 — на расстоянии 8 см: для реквизита «Адресат»;

5— на расстоянии 10 см: для реквизитов «Гриф утверждения документа», «Гриф ограничения доступа к документу»;

6 — на расстоянии 12 см: для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;

7 — на расстоянии 14 см: для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

Способы установки позиций табуляции были рассмотрены выше в теме «Текстовый процессор MS Word».

Ниже помещен образец документа формата А4 в общем виде с расположением различных реквизитов.

Сверху в рамке отмечены позиции табуляции, используемые для размещения отдельных реквизитов документа.

Чтобы напечатать документ с использованием табуляции, от одной позиции к другой передвигаются с помощью клавиши TAB.

Позиции табуляции, используемые в документе:

0 1 2 3 4 5 6 7

Название фирмы Адресат

Юридический адрес фирмы:

Индекс, город, улица, дом,

Телефон, факс, р/с в банке Резолюция

Дата _____ № _____

На №_____ от _____

Заголовок к тексту

подписавшего документ Подпись И.О. Фамилия

Фамилия исполнителя и телефон Отметка о поступлении

Отметка об исполнении документа

и направлении его в дело

Создание образцов служебных документов:

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Увлечёшься девушкой-вырастут хвосты, займёшься учебой-вырастут рога 9616 —

| 7575 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Работа с документами на гербовых (фирменных) бланках в СЭД

Вопрос: наше госучреждение обязано использовать гербовые бланки. Обмен документами (письмами) осуществляется в СЭД. Есть ли какой-то регламентирующий порядок? Как лучше построить работу? В частности, визовый экземпляр письма, остающийся в учреждении, должен ли быть оформлен на типографском бланке или нет, в регистрационную карточку вставляется сканированная копия письма или электронный образ бланка с текстом. При обычной работе у нас если письмо отправляется на типографском бланке (на бумажном носителе) сторонней организации, то визовый экземпляр должен быть без бланка.

Читайте так же:  Ходатайство о допуске представителя по административному делу

Определения:

● Гербовый бланк – это бланк с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Бланки подлежат учету.

● Фирменный бланк – это бланк официального документа (письма), форма и порядок работы с которым определяется предприятием или организацией. При этом может быть оговорен порядок работы по аналогии с гербовыми бланками, то есть, что они подлежат нумерации, учету выдачи и расхода.

● Визовая копия – копия документа (обычно на пустом листе), который используется для проставления виз сотрудников в ходе согласования документа внутри организации.

Порядок работы с такими документами в системах электронного документооборота (СЭД) и межведомственного электронного документооборота (МЭДО) может вызвать дополнительные вопросы. Рассмотрим отдельно методическую и технологическую составляющие процесса.

Методические вопросы организации работы с бланками и визовыми копиями

Видео (кликните для воспроизведения).

Этот ГОСТ носит рекомендательный характер. В отличие от старого ГОСТ 6.30-97 в ГОСТ 6.30-2003 статья о бланках звучит как «4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов». И все. То есть были исключены требования по фирменным бланкам и был исключен раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации», а также положения о порядке изготовления гербовых бланков.

Таким образом, каждая организация может ввести свой нормативно-правовой документ, который будет регулировать такую работу.

Государственные учреждения при организации своего документооборота должны пользоваться следующими документами:

Некоторые негосударственные учреждения так же используют положения этих документов для организации своего документооборота, принимая их как достаточно подробно проработанными и методически верными.

Это достаточно «свежие» документы и в них учтена возможность подготовки документов в электронном виде. Рассмотрим ниже, какие требования по работе с бланками и визовыми копиями имеются в этих нормативных документах.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Типовая инструкция, действующая в органах власти

1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

2.5.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти.

2.5.4. Бланки документов федерального органа исполнительной власти подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

2.6.21. Согласование проекта документа.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового акта федерального органа исполнительной власти. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Таким образом, государственная организация может выбрать вариант, который не противоречит этим положениям и зафиксировать его в своем внутреннем положении о делопроизводстве. Например, для некоторых учреждений разработаны инструкции по делопроизводству с учетом работы с фирменными бланками (кадастровая служба, таможенные органы).

Очень полезным документом для составления инструкции являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (с приложениями — образцы и пояснения), в которых целый раздел посвящён работе с электронными документами.

В случае, который был описан в вопросе, имеются условия:

● обязательно использование гербовых (фирменных) бланков,

● документооборот между организациями осуществляется с помощью СЭД,

● бумажный документ не досылается второй стороне,

● визы собираются в бумажном виде

Наиболее удобным вариантом здесь мы считаем не делать визовую копию, а проставлять визы на обратной стороне бланка. Так как при этом вы не будете распечатывать, подшивать и хранить документ два раза – на бланке и визовую копию, а только один документ со всеми визами. И этот вариант предусмотрен всеми нормативными документами и не противоречит им. При этом в СЭД имеет смысл хранить скан-образ бланка с обеих сторон.

Технические моменты организации работы с документами на гербовых (фирменных бланках) в СЭД

Условия работы с документами в СЭД могут отличаться в разных организациях и предприятиях. Например, согласование может идти в электронном виде, либо оригинальный бумажный бланк должен отправляться второй стороне. Важны так же возможности системы электронного документооборота для того, чтобы точно определить процесс работы с бланками, визовыми копиями. Например, есть ли в системе понятие версий документов и как идет работа с ними. Работа с версиями значительно упрощает процесс, так как к одной карточке может быть прикреплен 1) проект документа в формате текстового редактора (doc), 2) окончательная версия, подписанная ЭЦП, 3) скан-образ на фирменном бланке. И далее работа с этим документом будет идти как с единой сущностью.

Порядок и общие принципы работы с документами на бланках в СЭД могут быть такими:

● В специальном справочнике (модуле) ведется учет фирменных бланков (кому, сколько и когда выдано).

● Для исходящих официальных писем в СЭД хранится шаблон без шапки, и текст в нем располагается так, чтобы при печати он хорошо размещался на бланке (оставлено место под шапку и поля).

● Согласование писем проходит в электронном виде. В ходе согласования документ подписывается ЭЦП.

● Печатает письма ответственный за делопроизводство уже на фирменных бланках (на фирменном бланке распечатывается только один экземпляр).

● Если нужно еще оставить экземпляр у себя в организации, то он уже распечатывается на пустом листе А4 (для неавтоматизированных пользователей визы могут быть собраны на нем).

● Далее при регистрации исходящего письма делопроизводитель в регистрационно-контрольной карточке указывает номер фирменного бланка. Таким образом, можно учитывать, сколько бланков было израсходовано в подразделении.

Читайте так же:  Обязанности регионального оператора по обращению с отходами

● После сканирования сохраняется в системе скан-образ (подтверждает номер и серию бланка).

При согласовании в электронном виде к распечатанному визовому экземпляру (на котором не будет живых подписей, так как согласование шло в электронном виде) можно приложить распечатку «листа согласования» из СЭД. На листе согласования будет указано кто и когда подписал/согласовал документ средствами СЭД. Это может быть информация об ЭЦП, либо других предусмотренные системой «визах». Сканировать в этом случае лист согласования не имеет смысла, так как вся информация с него полностью хранится в системе.

Если согласование идет в бумажном виде, то в систему можно заносить скан-образы и первого экземпляра на гербовой бумаге с номером бланка и визовой копии с подписями.

Если обмен документами осуществляется с внешними организациями, то в организации должен быть разработан порядок обмена документами, в котором определено какой из экземпляров интересует вторую сторону. Скорее всего, будет предусмотрен обмен образами подлинников документов, а не визовых копий.

Таким образом, важно определить наиболее оптимальный вариант для конкретной организации и закрепить порядок работы в инструкции делопроизводству и электронному документообороту.

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Действительно, помимо стандартов, устанавливающих конкретные требования к оформлению реквизитов управленческих документов, действуют правила и обычаи делового оборота, обеспечивающие прежде всего удобство работы с документом, положительное его восприятие как материального объекта, принадлежащего определенному автору и несущего официальную информацию, удобство чтения текста, ценность документа, срок действия и возможный срок хранения, в течение которых документ будет служить доказательством, удобство архивно-технической обработки и учет т.п. факторов и ситуаций документирования. Многовековая отечественная и международная практика показала, что именно эти факторы являются определяющими в создании документов, а не фактор экономии бумаги.

Например, если договоры подряда с организацией возможно оформлять, используя обе стороны листа бумаги (разовая работа, срок хранения – 5 лет после истечения срока действия), то договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами оформляются только на лицевой стороне листов бумаги (срок хранения – 75 лет, подлежат архивно-технической обработке и архивному хранению).

Деловая переписка ведется с использованием официальных бланков для писем, и если текст достаточно большой по объему, то вторую и последующие страницы письма оформляют на чистых листах бумаги (желательно такого же или похожего качества, что и бумага бланка). И в этом проявляется этикет письменных деловых коммуникаций. Кроме того, необходимо подумать и об удобстве обработки (например, сканирования) нашего письма адресатом.

Акты, справки, докладные, служебные и объяснительные записки являются основными внутренними документами организации и, как правило, основаниями для принятия решений и издания соответствующих распорядительных документов. Как документы-основания они имеют временный срок действия и временный срок хранения, но адресуются и рассматриваются руководством организации, поэтому фактор этикета внутренних коммуникаций и фактор удобства чтения и восприятия текста документа должны учитываться исполнителем в первую очередь.

Многостраничные договоры и акты об их исполнении как документы, выходящие во внешнюю среду, рекомендуется оформлять только на лицевой стороне листа бумаги.

Нормативные требования существуют только относительно нумерации страниц многостраничных документов. Общее правило устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003

4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

С учетом этого правила можно сделать вывод, что изготовление (печатание) документов с использованием оборотной стороны листа бумаги допускается, считается возможным. При этом лицевая и оборотная стороны каждого листа, т.е. страницы документа, должны быть пронумерованы в общем порядке, т.е. начиная со второй, арабскими цифрами и посередине верхнего поля. А вот левое и правое поля документа на оборотной стороне листа должны поменяться местами, тогда при подшивке документа в дело наибольшее по ширине поле с обеих сторон листа будет с нужной стороны.

Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств

Текст документов на бланках формата А4 печатается через пол­тора межстрочных интервала, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстроч­ных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, пе­чатаются через один межстрочный интервал. Остальные части рек­визитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии при­ложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:

[3]

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя меж­строчными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уров­не последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точ­ку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используются восемь стандартных положений табулятора:

0 — от границы левого поля для печатания реквизитов «заголо­вок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметки о наличии приложе­ния», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫС­ТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1 — после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 — после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов;

3 — после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов;

4 — после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»;

5 — после 40 печатных знаков для реквизитов «гриф утвержде­ния» и «гриф ограничения доступа к документу»;

6 — после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в рек­визите «подпись»;

7 — после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший осно­ванием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печата­ют от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Читайте так же:  Протокол о распределении доли общества единственному участнику

Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм — левое, нижнее; 10 мм — правое; 15 мм — верхнее.

Печать на обеих сторонах листа (двусторонняя печать)

Примечание:

Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Печать на обеих сторонах листа называется двусторонней печатью. На большинстве принтеров есть возможность автоматической печати на обеих сторонах листа бумаги (автоматическая двусторонняя печать). Другие принтеры содержат инструкции, которые позволяют вручную повторно вставлять страницы для печати второй стороны (двусторонняя печать вручную). Сначала выясните в руководстве или изготовителе принтера, поддерживает ли принтер печать на обеих сторонах листа (двусторонняя печать).

Определение того, поддерживает ли принтер автоматическую двустороннюю печать

Узнать, поддерживает ли ваш принтер двустороннюю печать, можно из его руководства пользователя или у изготовителя. Кроме того, можно сделать следующее:

Откройте вкладку Файл

.

Нажмите кнопку Печать

.

В разделе Параметры

щелкните Односторонняя печать. Если значение Двусторонняя печать доступно, ваш принтер настроен для двусторонней печати.

Если вы используете принтер, совмещенный с копировальным аппаратом, а копировальный аппарат поддерживает двустороннее копирование, то принтер, вероятно, поддерживает автоматическую двустороннюю печать.

Если установлено несколько принтеров, то возможно, что один из них поддерживает двустороннюю печать, а другой — нет.

Настройка принтера для печати на обеих сторонах листа бумаги

Если ваш принтер не поддерживает автоматическую двустороннюю печать, существует два возможных способа печати. Вы можете выполнить двустороннюю печать вручную или напечатать отдельно нечетные и четные страницы.

Двусторонняя печать вручную

Если ваш принтер не поддерживает автоматическую двустороннюю печать, вы можете напечатать все страницы, которые должны быть на одной стороне листа, а затем (при появлении запроса) перевернуть стопку и снова загрузить ее в принтер.

В Word сделайте следующее:

Откройте вкладку Файл

.

Нажмите кнопку Печать

.

В разделе Параметры

щелкните Односторонняя печать и выберите Печать вручную на обеих сторонах.

Во время печати Word предложит вам перевернуть стопку и снова загрузить страницы в принтер.

Примечание:

Рекомендуется выполнить пробную печать, чтобы определить, как правильно подавать страницы в принтер.

Печать четных и нечетных страниц

Для печати на обеих сторонах листа можно также сделать следующее:

Откройте вкладку Файл

.

Нажмите кнопку Печать

.

В разделе Параметры

щелкните Напечатать все страницы. В нижней части коллекции выберите Напечатать только нечетные страницы.

Нажмите кнопку Печать

в верхней части коллекции.

После того как нечетные страницы будут напечатаны, переверните стопку, а затем в разделе Параметры

щелкните Напечатать все страницы. В нижней части коллекции выберите Напечатать только четные страницы.

Нажмите кнопку Печать

в верхней части коллекции.

Примечание:

Чтобы печатать четные и нечетные страницы в правильном порядке, щелкните Файл, Параметры, Дополнительно и в разделе Печать установите переключатель Печатать на лицевой стороне листа при двусторонней печати или Печатать на обратной стороне листа при двусторонней печати.

Определение того, поддерживает ли принтер автоматическую двустороннюю печать

Чтобы определить, поддерживает ли конкретный принтер двустороннюю печать, сделайте следующее:

Просмотрите руководство к принтеру или проконсультируйтесь у его изготовителя.

В Microsoft Office Word нажмите кнопку Microsoft Office

, выберите Печать, щелкните Свойства, а затем, переходя по вкладкам в диалоговом окне Свойства документа, проверьте параметры. Параметры в диалоговом окне Свойства документа зависят от возможностей принтера и его конфигурации. Если на каких-либо вкладках вы видите параметры для печати на обеих сторонах листа, двусторонней печати или печати с оборотом, то принтер, вероятно, поддерживает автоматическую двустороннюю печать.

Если принтер поддерживает двустороннюю печать, следуйте указаниям руководства к принтеру для получения двусторонних копий.

Если вы используете принтер, совмещенный с копировальным аппаратом, а копировальный аппарат поддерживает двустороннее копирование, то принтер, вероятно, поддерживает автоматическую двустороннюю печать.

Если установлено несколько принтеров, то возможно, что один из них поддерживает двустороннюю печать, а другой — нет.

Настройка принтера для печати на обеих сторонах листа бумаги

Если ваш принтер не поддерживает автоматическую двустороннюю печать, существует два возможных способа печати. Вы можете выполнить двустороннюю печать вручную или напечатать отдельно нечетные и четные страницы.

Двусторонняя печать вручную

Если ваш принтер не поддерживает автоматическую двустороннюю печать, вы можете установить флажок Двусторонняя печать

в диалоговом окне Печать. Microsoft Office Word напечатает все страницы, которые должны быть на одной стороне листа, после чего предложит перевернуть стопку и снова загрузить ее в принтер.

Печать четных и нечетных страниц

Для печати на обеих сторонах листа можно также сделать следующее:

Нажмите кнопку Microsoft Office

, а затем — Печать.

В левом нижнем углу диалогового окна Печать

в списке Включить выберите Нечетные страницы.

Нажмите кнопку ОК

.

После того как нечетные страницы будут напечатаны, переверните стопку, а затем в списке Включить

выберите Четные страницы.

Нажмите кнопку ОК

.

Примечание:

Видео (кликните для воспроизведения).

В зависимости от модели принтера для печати на обратной стороне листов стопки может потребоваться перевернуть ее и изменить порядок страниц.

Источники


  1. Миронов, Иван Суд присяжных. Стратегия и тактика судебных войн / Иван Миронов. — М.: Книжный мир, 2015. — 672 c.

  2. Правоведение. — М.: КноРус, 2010. — 472 c.

  3. Сырых, В. М. Теория государства и права / В.М. Сырых. — М.: Юстицинформ, 2011. — 704 c.
  4. Мацкевич, И.М. Организация научной деятельности и выполнение научных работ по юриспруденции. Научно-практическое пособие / И.М. Мацкевич. — М.: Проспект, 2017. — 915 c.
  5. Римское частное право. Учебник. — М.: Зерцало, 2015. — 560 c.
Печатание документов с использованием оборотной стороны листа
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here